编写危机管理计划的7个步骤

科技 2020-04-04 09:22:01

如果你是一个准备充分的组织,你可能有一两个灰尘粘合剂包含你的业务连续性或危机管理计划。 然而,你可能没有预料到,这是一种全球疾病,它将从根本上重组从工作安排到供应链,到经济180度的转变,在过去的几天里。


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你可能会感到有些手足无措或不知所措,但这正是危机管理的本质。 如果我们都有一个完美的反应计划,我们就不会再处于危机模式,所以当你起草你的危机管理计划时,请放心,我们都在这里未知的领域。 创造快速、灵活的反应和随时调整是危机管理的本质。 深吸一口气,意识到我们都在一艘相似的船上,并使用以下步骤来指导你的反应。

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在你开始招揽团队成员,采购“战争室”和制定计划之前,花点时间讨论指导你的反应计划的两三个关键原则。 问你的团队关于在这场危机中什么是最重要的问题。 它能保护你的人安全吗? 你们是否提供必须制造和装运的关键产品? 你是否处于不稳定的境地,必须不惜一切代价保留现金? 在这场危机中,对什么是真正重要的问题进行坦率和公开的讨论,将指导在激烈的战斗中的决策,并避免试图同时关注太多的事情。

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如果您正在创建针对IT的危机应对措施,请确保您的计划与组织制定的指导原则相一致,或者利用机会引发关于什么是重要的讨论。 你将有有限的时间和资源,因此,了解在哪里最有效地部署它们是至关重要的,值得一提,这似乎是一个大脑的讨论;这是一个讨论,将带来红利。

太多的组织在规划和执行上力求完美。 在危机时期,“足够好”通常确实足够好。 及时的半裸反应往往比几天或几周后的完美反应更好。

你的组织可能已经有了一个全能的危机管理计划,或者可能是通信、业务连续性、灾难恢复,甚至是针对自然灾害或恐怖袭击等事件的具体计划。 没有必要为您的COVID-19响应重新发明车轮,所以抓住您的组织现有的任何计划,并适应您的行动。

还要评估您拥有或可以快速访问的通信工具,以促进危机应对团队之间的通信。 虽然您的组织过去可能没有投资于远程工作能力,但像Zoom和GoToMeeting这样的工具在云上是可用的,如果您已经使用了Micros of tOffice365、GoogleGSuite或类似的工具,您可能已经有了大量您没有使用的工具。 如果做不到这一点,Face Time、Skype或好的老式团体电话就可以了。 使用您的响应团队来测试这些工具中的一些,这样您以后就可以向您的团队提供最佳实践。

快速建立谁将领导您的反应小组,并创建一个RAC I图。 RACI代表负责、可问责、咨询和知情,该图是第一列中团队中的简单人员列表,以及标题行中的关键功能。 对于函数,添加如下项目:

在图表的每个单元格中,注意这个人是否是R-负责的,A-负责的,C-咨询的,还是我-知道这个领域。 创建、共享和定期更新这张图表将清楚地描述谁负责应对危机的哪些要素,减少不必要的审查周期,并简化谁实际上可以提供投入或决策权限。 它还将有助于防止半打相互冲突的电子邮件发送到整个公司,这将在你的员工中造成不确定性和潜在的恐慌。

您的组织希望有一个积极的沟通计划,以使员工随时了解正在发生的事情。 确保你的团队在两个方面融入这个计划:

如果你的公司没有沟通计划,提供一些指导,并确保沟通是定期的,直截了当的,信息丰富的。 这是可以分享的,你没有所有的答案,只要这与你雇用的活动,以保持公司的移动,并保持员工的安全和知情。

作为一个技术领导者,你可能需要为所有的事情创造一个回应,从第一次在家工作的员工,到如何消毒技术设备,从终端到仓库和工厂的时间,这些都必须保持运行。 让你的指导原则指导你首先关注的地方,并从你已经拥有的资源和工具开始。 如果您有一个已经远程工作的员工子集,请查看是否可以扩展他们正在使用的工具,或者激活您已经拥有的工具,如Office365或GSuite。 在短期内,考虑放松一些IT政策,并允许员工识别可能有帮助的工具。 考虑一下远程工作的“众包”最佳做法,这就像给经常使用远程工作的供应商打电话询问他们的提示一样简单,可以建立电子邮件热线或定期视频会议,让员工分享提示和技术。


定期重新评估你的计划是如何运作的,并随着你的进步更新你对员工和政策的指导。 首先要有一种分诊心态,即你先处理最大的问题和阻碍工作的障碍,然后再重新审视不那么关键的案例。

如果您有现有的业务连续性或恢复计划,请将其作为业务连续性计划的基线。 与有关的两个关键组成部分是短期和长期规划。 在短期内,您将需要制定一个计划,以保持关键员工的工作,并确保关键数据不会因为非常规的工作技术而受到风险。 您的目标是避免关键数据在快速变化的工作物流的洗牌中丢失。

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从长远来看,考虑如何创建一个更强大的非常规工作计划,以及如何开始向更传统的工作环境过渡。 这些活动的时间表将很难预测,应该基于专家的建议和你的指导原则,但理想情况下,你将有一个更有序和深思熟虑的方法,以恢复工作比时间表过渡。

当你完善你的危机规划,并逐渐从分流模式过渡到更积极主动的计划时,你可以把你的注意力转移到优化和恢复上,并开始把你的一些注意力集中在增长和战略优先事项上,而不是危机管理上。 准备好根据需要迅速回到危机模式,但避免冲动保持如此专注的时刻,你忽略了隧道尽头的光。

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